#402 はじめてのセミナー自主開催で効率化を図るために工夫したこと

 

PyCon Asia Pacific in a seminar room at Singapore Management University 20100610 01

 

5月21日の日曜日に、自主開催セミナーを実施しました。4月に独立してから初めての開催だったので、いろいろと手探りしながら準備を進めました。

前職時代にセミナー講師をご依頼いただいた時は、セミナーの告知や集客、受講料の収集etcをすべて主催者におまかせしていましたが、今は全部自分でやらないといけません。自分で全部決めるのは好きだし性に合っているのですが、作業量が増えるぶん、効率化を図ることは必須です。

備忘録もかねて、今回のセミナー自主開催において、効率化を図るために工夫したことをいくつかまとめてみます。

 

 

Googleフォームで申し込みフォームを作る

セミナーの告知ページをWordpressで作成し、その中にGoogleフォームを使って申し込みフォームを設置しました。 

新Googleフォームで問い合わせフォームを作る方法&自動返信メール設定

 

メールアドレスを公開して、メールで申し込みしていただくという選択肢もあるかもしれませんが、私はなんとなく申し込みフォーム派です。メールアドレスを公開するのに抵抗があるし・・・。

また、Googleフォームを使えば回答がGoogleスプレッドシートで一覧できて、それをExcelにエクスポートして受講者リストを簡単に作成することも可能です。受講者リストを作っておけば、申込後のメール送信・入金確認・入金確認メールの送信等のその後の作業をチェックしやすくなります。

それに、通知設定をしておけば、申し込みフォームが送信されたらメールが届くので、メールで申し込みいただくのと比べてデメリットも特にありません。 

 

 

受講料の受け取り方 

①前金で受け取る

基本的に受講料は前もって受け取るようにしています(前金)。当日現金で受け取るのは、キャンセルのリスクもあるし、作業量も増えてしまうので、全部ひとりでやる必要のある自主開催セミナーには向いていません。現金の扱いは経理的にも難しいし。

前金・しくみ・メンタル。売上を取りっぱぐれないような工夫

 

②口座振込とカード払いを用意

また、今回のセミナーでは、受講料の受け取り方として、口座振込とカード払いの2種類の方法を用意しました。

すべて口座振込に統一したほうがラクチンです。カード払いだと手数料をとられるし。それでも、お客様の利便性とカード払いのメリット(ポイントが付く)を考えて、支払いのハードルを下げる工夫として、カード決済も用意しました。

支払いのハードルを下げる工夫。スタバ公式アプリはiPhoneでも支払える。

現金・振込・カード(SPIKE)。フリーランス・ひとり社長のスマートな請求&お金の受け取り方 

 

結果として、24名の参加者のうち10名の方がカード払いを選択されました。ほぼ半数の方にご利用いただけるのであれば、今後も、口座振込だけでなくカード払いのオプションも用意するメリットがありそうです。

 

③振込はネット銀行の口座を使う 

一方、入金用の銀行口座は、事業用にネット銀行で口座を作っておいたので、そちらを利用しました。ネット銀行の場合、入金があると通知が届きます。そして、ネット上ですぐに入金を確認することができます。

もし、ネット銀行でなかったら、しょっちゅう銀行かATMまで行って通帳に記帳をして、入金を確認しないといけなかったはずです。だいぶ面倒くさいですね。フリーランスとしてひとりで仕事をする立場にとっては、記帳をしに行くのは時間の無駄です。

今回、セミナー自主開催を経験して、あらためてフリーランスとしてネット銀行に口座を持つメリットを実感しました。

 

 

セミナー当日に受付をしない

セミナーを自主開催すると、すべての準備をひとりでしないといけません。机の配置を変えたり、プロジェクターをセッティングしたり、PCを準備したり・・・。やることが結構あります。

だから、おもいきって、セミナー当日に受付をしないことにしました。参加人数は把握していたので、人数だけ確認して、超過していた場合だけ名前をチェックさせてもらえばいいや、と考えたのです。

それで何か問題があったかというと、特にありません。だから、今後も受付は必要ないかなと思っています。 

 

 

資料配布はセミナー後にメールで

これまでセミナー講師を依頼された場合は、事前に当日使用するスライド(私はMac使いなのでKeynote)のPDFファイルの提出を求められ、それがプリントアウトされたものがセミナー当日に資料として配布されていました。

私はこの手法に少し違和感を持っていました。理由はいくつかあります:

  • セミナー直前までスライドをイジるから、配布資料と当日使うスライドの内容が異なってしまう
  • 受講者の目線が手元の配布資料 に落ちてしまい、こちらを見てくれない
  • 次のスライドが事前にバレてしまう

特に、最後の点は痛いです。過去に私が講師を務めたセミナーで、私が用意したウケ狙いのネタが全然ウケずに失笑程度に終わったのは、きっとこれが原因に違いありません。そうだ、間違いない!

そこで、今回のセミナーでは当日に資料は配布しませんでした。その代わり、セミナー後に参加者のみなさんにメールを送り、当日使用したスライドのPDFファイルのダウンロード先URLをお伝えすることにしました。 もちろん、セミナー開始前に、セミナー後にスライドを配布することをお伝えし、わざわざスライドの内容を一言一句メモする必要はない点を強調しておきました。

実際にやってみて、いつもよりも顔を上げてこちらを見てくれている参加者の方が多かったという印象を持ちました。

また、ひとりでやる自主開催セミナーという観点から考えても、今回のやり方は効率的でした。というのも、事前に人数分の資料を印刷するのはお金も手間もかかるし、セミナー当日の荷物も増えてしまうからです。別にケチっているわけではありませんよ。

 

 

まとめ

セミナーを自主開催するのは不安でしたが、まずはとりあえずやってみようと心を決めて、実施してみました。上記のような工夫もしたおかげで、比較的スムーズに行ったと思います。しかし、いくつか改善点も見つかったので、そこを修正してさらに効率化を図りたいと思います。

 

 

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【編集後記】

iTunesでミスチルのベストアルバムを購入。懐かしい曲がぎっしり詰まっています。しばらくはヘビーローテーションになりそうです。