#465 仕事のご依頼やお問い合わせの窓口として、メールではなくお問い合わせフォームを利用する理由

 

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私は、原則としてブログを通じて仕事のご依頼やお問い合わせを受け付けるようにしています。

ネット上で仕事のご依頼やお問い合わせを受け付ける方法としては、専用のメールアドレスを公開するという方法が一般的かと思います。私も昔はお問い合わせ用のメールアドレスを作って公開していました。

しかし、今では、Googleフォームという無料サービスを利用して、お問い合わせフォームを設置し、仕事のご依頼やお問い合わせの窓口としています。

 

 

窓口としてメールではなくお問い合わせフォームを利用する理由

①お問い合わせして頂く方の負担が少ない

メールを書く時は文章とか言葉遣いとか色々と気を付けないといけないことが多くて、結構負担になります。

私なんて、メールの書き方に関する本まで持っていて、それを参考にしながら、1つのメールを作成するのにかなり時間をかけています。特に、お問い合わせのように初めてメールをする場合は、何十分も時間がかかります。

一方、お問い合わせフォームの場合、ほとんどの入力項目を選択式にしておけば、お問い合わせをして頂く方の負担はぐっと下がります。あらかじめ用意された選択肢の中から選べばいいだけですから。

また、記入式の項目であっても、メールほど文章等に気を使う必要はないため、かなり負担は少なくなるはずです。

負担が少ないということは壁が低いということなので、仕事のご依頼やお問い合わせがしやすくなるはずです。

 

②受け付ける仕事の内容をコントロールできる

窓口としてメールアドレスを公開すると、仕事のご依頼やお問い合わせの内容をこちら側がコントロールすることは難しく、ある意味、どんな内容のメールを送るかはお問い合わせをする方の自由です。

依頼される仕事の内容について、あらゆる可能性を残しておきたいというのであれば、それでOKかもしれません。

しかし、私のように、受け付ける仕事の内容や種類をある程度コントロールしたい場合は、問い合わせフォームを使ったほうがメリットが大きいです。問い合わせ項目を選択式にして絞っておけば、どんな仕事を受け付けているのかこちらから発信できるし、受け付けていない仕事の依頼や問い合わせはそもそも来なくなるので、お断りの返信をする手間が省けます。

※それでも、問い合わせ項目に用意していない内容の問い合わせを無理やりしてきて、わざわざ連絡したのに、何の返事もしないような失礼な人がたまにいますが・・・。

受け付ける内容を絞ると、仕事の可能性を制限してしまうというデメリットはありますが、私はフリーランスとして「ひとり仕事」をしていて時間も労力も限りがあるので、お断りの返信をする必要がないというメリットの方が大きいと判断しています。お断りのメールって結構気を使いますしね・・・。

 

 

まとめ

メールとお問い合わせフォームのどちらが良いかは、仕事に対するスタンスや仕事の仕方(ひとり vs. 会社)にもよると思いますが、私の場合は、お問い合わせフォームのほうがメリットが大きいと感じています。

ちなみに、Googleフォームを使ってお問い合わせフォームを作る方法については、以下のサイトが参考になります:

新Googleフォームで問い合わせフォームを作る方法&自動返信メール設定

 

  

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【編集後記】

初のハワイ旅行に行ってきました。日本人旅行者が多くて、店の看板やレストランメニューにも日本語が書かれていて、日本語ができる店員さんも多くて、外国感は少なく変な感じでした。でも、温暖な気候と綺麗なビーチと美味しい料理を堪能しました。時差ボケで終始眠かったのは辛かったですが・・・。