年度も変わり、新生活をスタートされる方も多いこの時期。
前の職場に勤務していた時は、4月に新人スタッフが入社してきて、歓迎会などもあり、新たな出会いに刺激をもらっていたものです。
昨年、フリーランスとして独立したので、そのような「新人さんが入ってきたな〜（可愛い子いるかな〜）」というワクワク感を味わうことはなくなりましたが、「もう独立してから1年もたったのか」という感慨深い想いはあります。
今回は、フリーランス2年目に突入した私が、日々の業務の効率化を図るためにしている6つの工夫を紹介します。
本ブログの読者の中で、今年からフリーランスとして活動を始める新人さんの参考になれば幸いです。
フリーランスとして効率化を図るためにしている6つの工夫
フリーランスとしてひとり仕事をしていると、すべて自分でやらないといけません。
ただし、自分ひとりが使える時間は限られているので、「効率化」を図ることは必須です。
せっかくフリーランスになったのに、仕事の効率が悪くて、朝から晩まで休みもなく働くなんてもったいないです。
そこで、参考として、私が実践している効率化の工夫を6つ紹介します：
- ①ネット銀行で口座を持つ
- ②クラウド会計ソフト「freee」の導入
- ③メニューを作って提示する
- ④メールではなくお問い合わせフォームを利用する
- ⑤チェックリストの活用
- ⑥ITやPCに投資する
①ネット銀行で口座を持つ
私は事業用に住信SBIネット銀行で口座を持っています。
このネット銀行というのが驚くほど便利で、もう手放せないくらいに活用しています。
まず、わざわざ銀行とかATMまで言って記帳をする必要がありません。PCもしくはスマホで残高や入金をチェックできます。
フリーランスは基本的に「ひとり仕事」なので、しょっちゅう記帳に行くのは時間の無駄です。
そんな無駄を省いてくれるだけでも、ネット銀行を使うメリットは十分すぎるほどあります。
とくに私の場合、月1のペースでセミナーを自主開催しているため、セミナー参加費を入金していただく頻度も多く、そのチェックをPCやスマホで済ませられるのはめちゃくちゃ便利です。
また、こちらから振込をする場合も、銀行やAMTに行かずにPCでできます。
住信SBIネット銀行の場合は、月に何回かは振込手数料が無料になるので、それもメリットです。
さらに、ネット銀行だとクラウド会計ソフトと連動できるのもメリットの1つです。
詳しくはこの後に説明します。
②クラウド会計ソフト「freee」の導入
給料をいただいていた時は、税金関連の手続きは会社がやってくれていましたが、フリーランスになると自分でやらないといけません。
税理士さんに丸投げせずに、できるところは自分でやるつもりであれば、会計ソフトの導入は必須です。
で、会計ソフトにもいろいろなものがありますが、私はクラウド会計ソフトのfreeeを使っています。
ネット銀行の口座と連動できるので、ネット銀行の口座を使った取引がすべて自動で取り込まれます。
登録もすべて自動とはいきませんが、「自動登録ルール」を設定しておくと、繰り返し同じ取引があるものは自動化できて、効率化に繋がります。
また、日々の経理業務だけでなく、年に一度の確定申告の時にも、freeeはとても便利です。
詳しくは過去のブログ記事をご参照ください↓
» 参考：フリーランスとしてのはじめての確定申告 〜税理士に丸投げせず経理を「自分でやる」ための工夫・手順
③メニューを作って提示する
フリーランスとして具体的にどんなサービスをどの程度の値段で提供しているのかがわかりづらいと、お客さん側も仕事のオファーをしづらいはずです。
問い合わせをしていただいて、相手の状況をお聞きしてから、どういうサービスをどの程度の値段で提供できるのかを考えて、その都度説明するなんて効率が悪いです。
そこでオススメなのが、メニューを作って提示しておくことです。
私はブログでメニューを出しています。
メニューを作って出しておけば、どういうサービスを提供しているのかが一目瞭然です。
それを求めている方だけにお申込みいただけるので、需要と供給の合わない方からのお問合わせがなくなり、効率化を図ることができます。
また、値段も一緒に提示しておけば、「そんなの高すぎる！」と思われる方には事前に判断していただけるので、そもそもそういう方からの問い合わせはなくなります。
また、値段交渉をされることもなくなるはずです。
さらに言うと、自分がやりたくない仕事や受け付けていない仕事はメニューに載せず、場合によっては「◯◯は受け付けておりません」と明記しておけば、そういう仕事のオファーも来なくなります。
いちいちお断りするのは時間の無駄ですし、精神的にもストレスなので、メニューを提示しておき、そもそもお断りする必要がない状況を作ることが、仕事の効率化に繋がります。
自分の値段を即答できるかどうか。即答するためシンプルにする。 EX-IT
④メールではなくお問い合わせフォームを利用する
昔はブログでもお問い合わせ用のメールアドレスを載せていましたが、途中でやめました。
代わりに、Googleフォームを利用してお問い合わせフォームを設置するようになりました。
理由の1つは、お問い合わせして頂く方の負担が減らせること（メールの文面を考えずに済む）。
もう1つは、受け付ける仕事の内容をコントロールできることです。
詳しくは過去にブログで書いているので、そちらをお読みください↓
» 参考：仕事のご依頼やお問い合わせの窓口として、メールではなくお問い合わせフォームを利用する理由
⑤チェックリストの活用
仕事をしていると、同じ作業を何度も繰り返すことがあります。
そうした作業の効率を上げるために、チェックリストを活用することをオススメします。
私はフリーランスになる前からチェックリストを使っていました。
特に、前職では海外出張が多い時期があったので、出張時の持ち物リストを作り、出発前にスーツケースに物をつめる時に活用したものです。
チェックリストを使うことで、時間効率が上がるだけでなく、うっかり忘れ物をしてしまうことも減りました。
また、毎回、少しずつチェックリストを改善することによって、どんどんチェックリストが洗練されていった経験もしました。
私がそもそもチェックリストを使おうと思ったのは、『アナタはなぜチェックリストを使わないのか？』という本を読んだのがキッカケです。
この本はチェックリストの具体的な作り方については書かれていませんが、読めばチェックリストのメリットを理解できるはずです。
そして、チェックリストを作りたくてしょうがなくなるでしょう。
具体的な方法としては、私はiPhoneのメモを使っています。
紙に書いてもいいですが、デジタルで作ったほうが修正や改善がしやすいでしょう。
iPhone&Macの［メモ］でチェックリスト。CheckEverの代わりに。 EX-IT AI時代の雇われない・雇わない生き方
⑥ITやPCに投資する
私がひとりで仕事をできているのも、ITやPCの技術の進歩のおかげだと感じています。
そして、必要であれば、それらに投資することを厭わないようにしています。
まず、PC。私はMacBook Proの13インチを使っています。
ブログを書くのも、本や記事を執筆するのも、トレーニングプログラムを作るのも、セミナーのスライドを作成するのも、すべてPCでやっています。
私の仕事には欠かせない道具であり、毎日使うものなので、ストレスを感じないように、定期的に買い替えて最新に近い仕様のものを使っています
そして、ノートパソコンであるMacBook Proを持ち歩けば、家にいなくてもカフェや出先で仕事をすることができるというのも大きなメリットです。
出先で仕事をするためのもう1つの道具は「モバイルWiFi」です。
iPhoneのデザリング機能を使うという選択もありますが、容量制限のないモバイルWiFiを使ったほうが経済的です。
一方で、家で仕事をする時は、大きなスクリーンにMacBook Proを繋いで作業をしています。
やはり大きなスクリーンのほうが効率化が図れる気がします。
気分的にも大きなスクリーンのほうがモチベーションがUPします。
また、紙の資料はScanSnapというスキャナーでスキャンしてデジタル保存をしておいて、いらないものはシュレッダーで処分しています。
さらには、さまざまなクラウドサービスを使うことで業務効率化も図っています。
さまざまな情報はEvernoteに集約して保存しています。
検索機能が優れているので、とりあえずブチ込んでおけば、あとでサッと探すことができます。
ファイル等はDropboxに保存してあり、PCからだけでなくスマホからも閲覧ができます。
また、GメールやGoogleドライブ等のGoogle関連サービスも活用しています。
特に仕事の申し込み受け付けは、GoogleフォームとGoogleスプレッドシートで管理していて、メールで対応するよりもはるかに効率化が図れています。
まとめ
ひとりで仕事をするのであれば、業務の効率化は必須です。
会社勤めだと、効率化を図って短時間で仕事を終えたら、残りの勤務時間に別の仕事をやらされることになるかもしれません。
でも、フリーランスであれば、効率化により生み出された時間は、自由に使うことができます。
会社員よりもフリーランスのほうが業務効率化のメリットがダイレクトに感じられるはずなので、是非とも取り組んでみてください。
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【編集後記】
ジャンクスポーツで柔道の阿部一二三選手が出演されていました。
最初は「悔しいくらいイケメンだな〜」と思いながら観ていましたが、途中から「ブラマヨの小杉に似てるな〜」と思い始めてしまい、最終的には「ちょっとイケメンのブラマヨ小杉」にしか見えなくなってしまいました。